Una investigación rigurosa también exige ordenar, proteger y conservar correctamente la documentación
Cuando se activa un protocolo de acoso sexual, acoso por razón de sexo o acoso psicológico —mobbing—, la comisión investigadora empieza a generar documentación especialmente sensible: la denuncia, las citaciones, las actas de las entrevistas, los correos, las pruebas aportadas, los compromisos de confidencialidad y el informe final.
Gestionar correctamente esta información no es una cuestión administrativa secundaria. La custodia documental forma parte de una investigación diligente y ayuda a proteger a las personas implicadas, preservar la confidencialidad y acreditar cómo se ha desarrollado el procedimiento.
¿Qué implica una custodia documental adecuada?
Desde el inicio del expediente, la comisión debería establecer criterios claros sobre:
- Qué documentación forma parte del expediente.
- Quién puede acceder a ella.
- Dónde y cómo se conservará.
- Cómo se registrarán las comunicaciones y decisiones adoptadas.
- Qué sistema se utilizará para identificar las versiones de cada documento.
- Cómo se protegerán los datos personales y la información confidencial.
- Durante cuánto tiempo se conservará el expediente, teniendo en cuenta la normativa aplicable y las políticas internas de la organización.
También conviene registrar las fechas de recepción y envío, las entrevistas realizadas, la documentación entregada por cada persona y las decisiones acordadas por la comisión. Esta trazabilidad permite reconstruir el procedimiento y justificar las actuaciones llevadas a cabo.
La diligencia no consiste únicamente en cumplir los plazos
Actuar con diligencia significa intervenir sin demoras injustificadas, pero también mantener la imparcialidad, analizar la información disponible y respetar los derechos de todas las partes.
La comisión debe evitar actuaciones improvisadas, accesos innecesarios al expediente y comunicaciones que puedan comprometer la confidencialidad. También necesita saber cómo proceder cuando una persona no quiere firmar un acta, aporta documentación fuera del plazo previsto o solicita rectificaciones sobre el contenido de su entrevista.
Una documentación incompleta o desordenada puede dificultar la investigación, generar dudas sobre las decisiones adoptadas y aumentar la desconfianza de las personas implicadas.
¿Está preparada la comisión investigadora?
Nombrar una comisión no garantiza que sus integrantes sepan gestionar una investigación de estas características. Necesitan formación para organizar el expediente, realizar entrevistas, documentar las actuaciones y elaborar un informe final comprensible y fundamentado.
Imparto formación especializada para comisiones responsables de analizar e investigar casos de acoso sexual, acoso por razón de sexo y acoso psicológico. Adapto el contenido al protocolo, al sector y a la realidad de cada empresa u organización.
En la formación trabajamos, entre otras cuestiones:
- Organización y custodia del expediente.
- Confidencialidad y acceso a la documentación.
- Preparación de citaciones, entrevistas y actas.
- Registro y trazabilidad de las actuaciones.
- Valoración de la información recopilada.
- Elaboración del informe final.
- Propuesta y seguimiento de las medidas.
También ofrezco acompañamiento externo durante el procedimiento para que la comisión pueda resolver dudas y actuar con mayor seguridad, rigor y perspectiva de género.
Para solicitar información sobre la formación o el asesoramiento a comisiones investigadoras, puedes escribirme a igualdad@meritxellbeltran.com.